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Structurer ses recherches généalogiques

Mots clés : généalogie

vendredi 17 octobre 2008, par Roland


Depuis quelques temps, je subis la trop grande quantité d’informations collectées. Il est donc temps de structurer plus sérieusement les données de manière la plus accessible possible.

 État des lieux

  • les données proviennent :
    • d’échanges de courriels
    • de sites consacrées aux stockages des données généalogiques
      • geneanet
      • planete genealogie
      • genealogie.com
      • ...
    • d’actes issus de registres d’état civil consultés directement ou par l’intermédiaire d’un correspondant
    • de registres de l’état civil soit sous la forme des tables décennales soit sous forme de listes
    • de documents familiaux
    • de documents "livresques"
    • de forums d’échanges sur le thème de la généalogie
    • de sites Internet non dédiés à la généalogie
  • les données sont stockées
    • les documents dans un classeur avec un classement chronologique
    • les données dans des fichiers numériques
      • base de données sous Webtrees (initialement sous phpGedView)
      • de nombreux documents textes formatés chronologique (initialement du plus ancien au plus grand mais du plus récent au plus ancien correspond davantage à "l’enfouissement" du passé)
      • des images numériques
      • ...

Un peu de tout en somme mais beaucoup de pagaille malgré des essais de classement malheureusement basés sur une grande inexpérience.

 Constats

  • les données peuvent être classées de plusieurs manières :
    • par personne (individu)
    • par type de documents (photos, état civil, BMS  , actes notariés, tables...)
    • par origine (web, courriers, courriels, recherches personnelles, livres, sites historiques, cimetières...)
    • par lieu (commune pour la France)
    • ...
  • Le nombre de documents devient très vite très important.
  • La diversité de provenance des documents grandit elle aussi très vite
  • La fiabilité des documents varient énormément (même un acte officiel peut contenir des erreurs)
  • Les documents originaux (support papier presque toujours) deviennent fragiles avec le temps et prennent beaucoup de places.
  • ...

 Stockage

Conserver les documents originaux est une richesse à préserver comme on garde précieusement des livres anciens ou les éléments d’une collection.

La numérisation est une solution efficace à condition de bien maîtriser la sauvegarde et de ne jamais la négliger : c’est toujours quand on n’a pas fait de sauvegarde que l’ordinateur vous lâche ! Comme tout le monde ne maîtrise pas les technologies de récupération des données sur un disque dur...

 Classement et rangement

Nous ne parlerons donc que des documents numérisés dorénavant.

Le classement est le regroupement des documents (constitution de classes) et le rangement est la mise en ordre dans un groupe (ordre alphabétique, ordre chronologique ou ante-chronologique, ...)

  • Le stockage

Le stockage des documents en général ou de leur copie dans l’ordre chronologique est le plus simple : date / type / Titre. Une liste des personnes concernées peut être annexée facilement au document numérisé. Mais, à l’utilisation (recherche des informations), c’est le classement par lieux qui est le plus judicieux : un dossier par département et un sous-dossier par commune. Des niveaux inférieurs peuvent être créé lorsque le nombre de documents augmente.

  • Nommage des documents originaux

Pour le stockage sur un disque dur, n’importe quel type de fichier peut-être utilisé. Personnellement, j’ai retenu le format jpeg qui est déjà compressé et directement réalisable avec n’importe quel appareil photo numérique. De plus, c’est un format qui permet des modifications faciles si besoin (le simple fichier exécutable Paint -accessoire paint.exe- de la suite Microsoft suffit).

Le dossier dans lequel se trouve le document donne le lieu.

  • Si le document ne concerne qu’une seule personne (duplication pour un mariage), le fichier sera nommé PATRONYME prénom1 prénom2... REFsource type année. Le type pouvant être N (Naissance), M (Mariage) D (Décès), b (baptême), m (bénédiction nuptiale = mariage BMS  , i (inhumation ou sépulture). Exemple : "MARTIN Françoise_FRAD46_4E2935_0080 D1874.jpg".
  • Si le document est une copie d’un registre de l’état civil ou des BMS   (plusieurs personnes concernées donc), le fichier sera nommé ainsi : type période, Référence officielle. Exemple : TD 1823-1832 p4-8_FRAD46_4E3309_0288.
  • Données individuelles

Mais, en généalogie, nous travaillons uniquement sur des personnes. Il est donc nécessaire de regrouper toutes les informations concernant une même personne. Les données de mariage concernent deux personnes, il est donc nécessaire de les dupliquer pour chacune des personnes concernées.

Note : un individu est identifié de manière unique par son patronyme son ou ses prénoms, ses date de naissance, de mariage et de décès. La probabilité d’une identification identique pour 2 personnes est extrêmement faible (mais elle existe !).

Le stockage des documents concernant les personnes nécessite des entrées multiples : date, patronymes, lieux, liens familiaux... (voir les sites spécialisés pour perceboir la diversité des entrées). Plutôt que créer des sous-dossiers ou des raccourcis (technique personnellement tentée mais abandonnée) qui deviennent vite difficile à gérer, il vaut mieux constituer une feuille de calcul ou une base de données répertoriant les documents disponibles et permettant des entrées multiples. Les informations regroupant les personnes devraient être regroupées. Certains constituent un dossier par individu. Personnellement, j’ai opté pour un fichier dans un traitement de texte rangé dans un seul dossier nommé "Fiches individuelles".

 Mise en place de fiches individuelles

J’ai commencé les fiches individuelles en les nommant PATRONYME prénoms [sosaNUM] Nannée Mannée Dannée RefINDI. Nsignifie Naissance, M Mariage et D décès. Dans le cas de plusieurs mariages, il suffisait de répéter l’option M. La RefINDI est la numérotation personnelle utilisé (découverte avec le format Gedcom et PhpGedView, mon premier logiciel généalogique réellement utilisé). Je visais ainsi à visualiser tout de suite la période de vie de la personne. Exemple : CARRIERE Marie sosa00051 Nv1867 M1888 D1891a +I00141

Mais c’est beaucoup trop lourd à gérer et surtout à lire (nos yeux vieillissent avec nous !). J’ai donc opté pour la feuille de calcul récapitulative (ou la base de données) et un nommage plus simple : PATRONYME Prénoms NUMsosa-NUMindi, NUMsosa étant le numéro sosa sur 6 chiffres ("000000" si ce n’est pas un sosa) et NUMindi étant la RefINDI ci-dessus sur 6 chiffres également. exemple : BOUAT Amand 000048-000078 ou BOUAT Armand 000000-001477. Plus mystérieux pour le profane, ce système s’avère à ce jour le plus pratique pour mon système de fonctionnement.

 La fiche récapitulative

En cours d’élaboration dans la version feuille de calcul (sous Excel) comme dans la version base de données (sous Access), le récapitulatif comprend les champs suivants :

  • indi : le numéro RefINDI ou NUMindi ci-dessus (affichage automatique sur 6 chiffres => pas de zéro en début à taper).
  • sosa : le numéro sosa sur 6 chiffres (même remarque).
  • NOM Prénom(s) : le regroupement de ces deux données différentes dans le même champ ne permet pas de travailler sur les patronymes seuls (seulement de trier) => Séparation prochaine envisagée.
  • Vérif : champ vidé lorsque j’entreprends une vérification systématique (contient non -faux- par défaut et oui -vrai- si vérifié). Ce champ sera supprimé lorsque toutes mes fiches auront toutes une DateMAJ (voir plus loin).
  • aN Ndate Na Nacte Nlieu : 4 champs concernant la naissance.
    • Ndate contient l’année de naissance,
    • aN et Na contiennent "/" si la date est approximative : aN avant, Na après (vers utilise aN et Na).
    • Nacte contient oui -vrai- ou non -faux_ pour signifier la possession de l’acte.
    • Nlieu contient la commune de référence.
  • aM Mdate Ma Macte Mlieu : même chose pour le mariage. Pour l’instant je duplique la ligne quand il y a plusieurs mariages
  • aD   Ddate Da Dacte Dlieu : même chose pour le décès.
  • Branche : un numéro que j’ai affecté aux personnes vivantes qui me sont proches afin de sélectionner très rapidement leurs ancêtres.
  • Fiches individuelles : lien vers la fiche individuelle, lien calculé automatiquement (voir ci-dessus).
  • Base généalogique : lien calculé automatiquement vers la page du site généalogique (en local pour qu’il soit toujours disponible), site que je gère avec webtrees.
  • DateMAJ : date de la dernière mise à jour de la fiche

L’avantage d’une feuille de calculs (ou d’une base de données) est le tri très rapide selon le critère choisi ; Pour une feuille de calcul, la petite difficulté vient de la démarche d’accès mais on apprend très vite cette manipulation. Pour une base de données, la difficulté est la programmation un peu plus longue de l’état et peut-être l’exhaustivité des états pouvant être utiles mais le confort à l’utilisation est sans égal.

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