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Classement de mes documents généalogiques

Mots clés : généalogie

mercredi 6 novembre 2013, par Roland


Mes documents généalogiques, ce sont les “fameuses” sources mais je préfère utiliser le terme “documents” beaucoup plus générique et signifiant à mes yeux. Depuis que j’ai décidé de les citer systématiquement, je passe beaucoup de temps à retrouver tous ceux que j’ai omis en débutant. Et comme au début, on trouve beaucoup d’informations (surtout depuis l’accès via la toile d’araignée mondiale)… Il m’est donc apparu nécessaire que je fasse le point.

Un document est toujours “reliable” (je ne suis pas certain que ce mot existe) à un lieu, un individu ou une famille (dans ce cas, il est souvent relié à un couple mais pas toujours). Avec la publication des arbres en ligne et les nombreux sites de généalogie, on trouve maintenant des “sources” qui se réfèrent à plusieurs lieux et/ou plusieurs individus. Il est toujours possible d’extraire les données et de les répartir à bon escient. Outre que ce travail est fastidieux, il n’est pas toujours utile car de nombreuses données ainsi collectées ne concernent pas les recherches généalogiques en cours. Voici donc …

Mon système de classement des documents généalogiques

Les documents collectés sont tous numérisés. Ils sont classés dans cinq dossiers sur mon disque dur (sauvegarde périodique sur disque dur externe) :

  • les fiches individuelles : elles sont classées à leur tour selon l’initiale du patronyme de référence. Un sous-dossier est créé dès qu’existent au moins 3 fiches avec le même patronyme. Leur nom est constitué par le patronyme puis les prénoms puis une référence numérique en deux fois six chiffres : la première série concerne la numérotation sosa et la seconde le numéro d’identification dans ma base de données (le n° indi du premier gedcom le contenant). Il arrive parfois que la numérotation change (découverte d’une erreur ou fusion d’enregistrements mais comme c’est plutôt rare, cela ne pose pas un gros problème de renuméroter : simple discipline dans ce cas).
  • Les fiches familiales (en cours de [re]constitution) : il s’agit d’un fichier par famille afin d’alléger les fiches individuelles qui ne contiennent alors qu’un lien vers la fiche familiale plutôt que la totalité des renseignements. Ces fiches évitent aussi de dupliquer les informations dans deux fichiers différents. Leur nom reprend les noms des membres du couple chef de famille.
  • Les sources par lieux : elles sont classées par n° de département, puis par commune puis par type (bms  , état civil, recensements, associations locales…). Il sera toujours possible de commencer par des regroupements par pays si mes ancêtres quittent la France (il y a de moins en moins de chances par contre, les descendants ça n’est pas la même chose). Les fichiers sont la plupart du temps des images (format jpg ou pdf, quelquefois des fichiers texte doc ou odt) et leur nom commence par l’année de référence suivi de la cote (cette dernière commence par AD   lorsqu’il s’agit d’Archives Départementales). Un outil de recherche est annexé dans le dossier racine de chaque commune : il s’agit d’un classeur de 2 feuilles de calcul regroupant les données recueillies et/ou prises en compte (ce sera le sujet d’un prochain article : “Le tableur comme outil principal de mes recherches généalogiques” ou quelque chose comme ça).
  • les web-arbres : terme générique créé pour regrouper les fichiers contenant les informations recueillies dans les arbres publiés sur la toile. Le fichier (pas son nom mais son contenu) commence toujours par le n° de la source dans mon logiciel de généalogie quand cette source y est répertoriée. Ils me rendent de grands services mais, chacun interprétant à sa manière les informations recueillies, les données y figurant sont des pistes de recherche. Je les enregistre tout de même et tente de les recouper avec d’autres sources d’informations plus “officielles”. La structure des informations de ces pages respecte des règles de présentation que je m’impose mais aussi un minimum d’éthique (ce sera le sujet d’un prochain article là aussi : “Récupérer les données des arbres en ligne” ou quelque chose comme ça).
  • les web-sites : autre terme générique créé pour regrouper les fichiers contenant les informations recueillies sur les sites web autres que les arbres généalogiques. Là aussi, les données recueillies sont autant de pistes de recherches aux données toujours à vérifier. Un fichier est créé pour chaque site. Parmi eux existent des sites généralistes très connus comme geneanet mais aussi des forums, des listes de diffusion, des sites de particulier ou d’associations partageant leurs données… J’enregistre toujours (maintenant ;) ) la date de découverte des données.

Un dossier supplémentaire est appelé du nom très significatif de “sources diverses”. Il contient des fichiers d’échanges de courriels avec des cousins généalogiques (un par correspondant), un dossier “cimetière”, un dossier “monuments aux morts” et un dossier “divers” pour tout ce que je ne sais pas encore classer (ou que je ne souhaite pas classer).

Le dossier le plus sollicité est celui des sources par lieu mais c’est aussi celui qui demande le plus de travail de classement et surtout d’enregistrement.

Le dossier des fiches individuelles comme celui des fiches familiales comprend surtout celles des ancêtres des MaLiBeLe.

Il n’y a pas de dossier photos car, presque toujours, ces dernières sont incluses dans les dossiers ci-dessus. Dans le dossier des fiches individuelles figure tout de même un dossier pompeusement baptisé “Photos Identité” : il contient les portraits-images reconstitués à partir des quelques photos familiales récoltées (plutôt récentes, très récentes donc n’y figurent presque que des personnes vivantes).

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