Du projet associatif au plan de formation

Toute association digne de ce nom a un projet associatif : il est généralement annuel mais est aussi fréquemment associé aux mandats des élus aux comité directeur (CoDir Codir Comité directeur ) ou conseil d’administration (CA). Dans le monde sportif, le projet associatif est fréquemment basé sur les périodes olympiques (4 ans). C’est donc le CoDir Codir Comité directeur qui est le maître d’ouvrage et qui confie généralement la maîtrise d’œuvre soit à un prestataire soit, au niveau d’une fédération par exemple, à un comité de formation.

Un plan de formation répond donc aux demandes institutionnelles et fédérales et part toujours du projet associatif. Il définit les besoins de formation, met en place la stratégie nécessaire pour répondre à ces besoins, réalise un plan de mise en œuvre, budgétise l’ensemble, met en œuvre le projet, en assure le suivi et établit un bilan afin d’ajuster le besoins pour la période suivante.

Mais qui fait quoi ?

Rôle du comité directeur dans la formation

Le comité directeur (CoDir Codir Comité directeur ) ou le Conseil d’Administration (CA) définit son projet associatif dans lequel la formation va voir généralement la mise en place d’une structure dédiée souvent nommée commission nationale de formation (CNF CNF Commission Nationale de Formation (FFCT/FFVélo) ) a qui est est confiée la responsabilité de la maîtrise d’œuvre.

Les tâches de la commission de formation

Afin de pouvoir répondre à cette demande, la CNF CNF Commission Nationale de Formation (FFCT/FFVélo) crée le plan de formation correspondant ainsi que ses annexes que sont les référentiels de compétences, de qualification, de formation et les modules qui vont permettre aux adhérents d’acquérir les qualifications pour répondre au projet associatif.

Déroulement de cette mise en œuvre

• La CNF CNF Commission Nationale de Formation (FFCT/FFVélo) s’empare du bilan de formation annuel précédent et le valide (en vérifie les éléments et les constats).

• La CNF CNF Commission Nationale de Formation (FFCT/FFVélo) met en place un plan de formation pour répondre aux besoins :
  • elle définit ou précise le référentiel des qualifications ;
  • elle liste les compétences nécessaires pour ces qualifications (référentiel des compétences) ;
  • elle établit la liste des modules qui permettront d’attribuer une qualification (certification) ; Des modules pourront être exigés pour assurer tout ou partie d’une tâche spécifique.
  • elle présente son plan de formation au comité directeur pour validation.

• La CNF CNF Commission Nationale de Formation (FFCT/FFVélo) passe alors à la mise en œuvre du plan de formation :
  • elle actualise les moyens pour répondre aux besoins de formation (stages, outils de formation...) ou recherche un prestataire externe si les compétences pour la réalisation d’un module ne sont pas disponibles en interne (elle peut aussi créer de nouveaux moyens) ;
  • elle s’assure de la validité des qualifications ;
  • elle valide les formations effectuées ainsi que les qualifications obtenues.

• La CNF CNF Commission Nationale de Formation (FFCT/FFVélo) établit le bilan du plan de formation et le transmet au comité directeur comme preuve de son travail/

Le plan de formation et ses annexes

Le plan de formation

Le plan de formation devrait débuter par le rappel de l’état des qualifications et de l’inventaire des besoins. Il devrait également présenter le bilan de la situation et l’inventaire des besoins.

Comment présenter un plan de formation ? Voici ce que les manageurs d’entreprise mettent généralement en place : un tableau comprenant les colonnes suivantes :

• la stratégie de l’entreprise (de l’association),
• Typologie de la formation,
• Nom de la formation,
• Objectif attendu,
• Public concerné (collaborateurs !),
• Fonction occupée et/ou visée,
• durée de la formation,
• date prévisionnelle des formations (calendrier),
• coût prévisionnel (budgétisation),
• mode financement (très fréquemment en fonds propres pour une formation interne).

Un plan de formation complet et bien anticipée constitue généralement ou outil efficace et performant, répondant aux besoins en formation tout en restant adaptatif (flexible et adaptable). S’il est accepté par tous et s’il répond aux besoins, il favorisera la motivation et verra de nombreuses implications dans le projet associatif.

annexe : le référentiel de qualification

Une qualification peut être certificative ou adaptative. Elle peut aussi être pérenne ou dépendre du maintien des compétences.

Un référentiel de qualifications établit la liste des qualifications dont la structure a besoin pour répondre à ses besoins.

annexe : le référentiel de compétences

Une compétence est un ensemble composé de connaissances (des savoirs), de savoir-faire et de savoir-être.

Chaque qualification nécessite un ensemble de compétences acquises (ou en cours d’acquisition). Certaines compétences peuvent permettre de valider plusieurs qualifications.

annexe : les modules de formations

C’est une liste qui, à partir du référentiel des qualifications et du référentiel des compétences définit les contenus d’une formation permettant d’acquérir des compétences dans un domaine précis. Un module peut permettre d’acquérir plusieurs compétences, une seule compétence, ou seulement une partie d’une (ou plusieurs) compétences. Généralement, le formateur qui prend en charge le module a prouvé qu’il maîtrisait ses compétences (ou qu’il était en bonne voie pour les maîtriser).

Chaque formation peut être définie dans le cadre d’un plan de travail. Pour une formation en présentiel, ce plan de travail est constitué par le planning du stage qui doit être connu de tous les stagiaires dès le début du stage. Dans le cas d’une formation à distance (qu’elle soit totale ou partielle), ce plan de travail doit comporter tous les éléments permettant de la caractériser :

• le type de formation (ouverte et/ou à distance),
• le contenu des tâches qu’auront à effectuer les stagiaires dont la durée estimée ainsi que la répartition des travaux sur la période de formation,
• Un calendrier conseillé et la durée maximale sur laquelle peut s’étendre la formation,
• Le mode d’évaluation immédiat et/ou différé ainsi que les procédures de cette évaluation qui peut être globale (sans dépasser une année) ou mensuelle (conseillée si la durée de formation s’avère nettement supérieure)
• éventuellement, de règles d’assiduité si cela s’avère nécessaire.

Référence : décrets des 16 janvier 1993 et 20 juin 1994 - articles R.961-2 et R.961-3

annexe : le calendrier des stages et la liste des autres techniques de formation disponibles

Les formations peuvent être regroupées sous forme de stages. Traditionnellement, les regroupements permettent, à travers toute une série de modules qui s’enchaînent, d’acquérir toutes les compétences nécessaires à l’obtention d’une qualification.

Un module peut être maîtrisée par un candidat par une formation extérieure ou acquis par une expérience confirmée.

L’organisation en stages de formation regroupant les modules est souvent contraignante tant par la nécessité d’effectuer tous les modules que par la saturation qui finit par s’afficher avec l’enchaînement nécessairement rapide des modules. De plus ce type de formation ne prend pas en compte les compétences déjà maîtrisées par le candidat soit par formation professionnelle soit par une qualification acquise dans une autre structure institutionnelle ou non.

Les formations peuvent aussi prendre d’autres formes : expériences effectives en soutien ou en complément actif d’une personne qualifiée, mise en situation sous tutorat, acquisition de compétences à distance (plutôt réservée à l’acquisition des connaissances mais le développement récent des formations à distances peut aussi aller vers les savoir-faire et même les savoir-être).

La validation des compétences et des qualifications

L’évaluation est toujours un point sensible parce qu’elle peut révéler l’insuffisance du niveau de formation ou, plus fréquemment dans les associations, le manque d’appétence pour une qualification.

Il est traditionnel de mettre en place une évaluation à la fin d’un stage, évaluation évidemment basée sur des compétences en cours de constructions et rarement déjà acquises. Lors des formations à distances, il est fréquent de terminer le cours par un QCM QCM Questionnaire à Choix Multiple qui, s’il est facile à corriger (et surtout à noter) ne mesure que la prise en compte de quelques éléments du domaine des connaissances surtout mais aussi des savoir-faire à mettre en œuvre (et non pas ceux acquis) et de savoir-être idéaux (et non pas ceux possédés). Ces deux techniques sont tout de même de bons indicateurs de l’implication du stagiaire dans l’acquisition de la compétence.

Dans l’un comme dans l’autre cas, ces évaluations, si elles sont nécessaires ne permettent jamais d’affirmer qu’une compétence et acquise. C’est la mise en œuvre de ces compétences dans le cadre de la qualification en cours d’acquisition qui, seule, pourra valider (les pédagogues parlent alors de transfert de la compétence théorique vers la compétence pratique).

Le meilleur outil d’évaluation est donc la preuve de la mise en œuvre de la qualification durant une période probatoire déterminée et sous la responsabilité d’un formateur dûment qualifié.